怎么跟外贸客户约zoom

准备会议的基本信息

首先要准备好会议的基本信息,包括会议主题、日期、时间等。这些信息需要告知客户,为会议定下基调。一般来说,选定会议日期应考虑客户时区,选择他们工作时间内的时间段进行视频会议,这样更容易取得客户集中注意力。同时事先告知客户会议主题,让他们能够提前了解会议要讨论的内容,并做一定准备。

发出会议邀请

制作并发送会议邀请是约定zoom视频会议的重要一步。直接使用zoom软件的系统模板发送会议邀请是一个较为简单明了的选择。点击“新会议” - “邀请参与者”,添加参与者姓名和邮箱地址,选择会议日期和时间,填写会议主题和其他需要说明的事项。系统会自动发送含链接的邀请邮件,客户点击链接即可加入会议。此外,也可以使用word或ppt制作自定义邀请函并附件发送。

跟客户进行会议预检查

为确保会议顺利进行,与客户预先进行一个小检查很重要。在会议前一天联系客户,确认他们收到会议邀请并记录在案,同时确认客户是否安装了zoom应用或浏览器插件,如果没有则提前安装。此外也可以询问会议参与人员,如果有其他设备要求如摄像头microphone等,提前准备。这些预检查工作可以最大限度减少会议当天因为技术问题而造成的误事。

主持质量高的视频会议

视频会议开始时,主持人首先要简单介绍参会人员和会议程序安排。主持人在讲话时最好使用肢体语言,比如表情和眼神接触,避免只盯着屏幕阅读。每完成一个议程模块,主持人应咨询在场人员是否有疑问,并让大家一起参与互动。会议进行过程中,及时总结讨论要点,并结尾时备注会后事项跟进 responsibles 人员。一个高效而又用户体验良好的视频会议,能够给客户留下很好的印象。

会后跟进与沟通

视频会议结束后,及时将会议记录或要点总结发送给与会人员,同时感谢客户参会。如果有后续任务分配,务必及时与客户确认负责人和时间安排,以免造成决策执行延迟。对于会上客户反馈的内容,也需要迅速回复客户处理结果。这能够让客户看到公司重视客户要求,同时也增进了客户信任度。长期以来,保持与重要客户的紧密联系与沟通,是销售工作的重中之重。

常见问答(FQAS)

如何选择会议日期和时间?

在选择会议日期和时间时,应考虑客户所在地时区,选择他们工作时间内的时间段进行视频会议,这样更容易取得客户集中注意力。同时也要询问客户是否有其它安排,选择尽量不重合的时间进行会议。

如何发送会议邀请?

可以直接使用zoom软件的系统模板发送会议邀请,也可以使用word或ppt制作自定义邀请函附件发送。发送时一定要填写完整的会议详情,包括主题、日期、时间、参会人员名单等信息。

如何预检查会议准备情况?

会议前一天与客户联系,确认收到会议邀请、是否安装好zoom软件,如果需要其他设备如摄像头、麦克风等也要提前准备。这可以最大限度避免会议当天因为技术问题而无法顺利进行。

会议过程应注意哪些要点?

主持人应简要介绍会议程序和参会人员,表情生动地主导会议进行,每完成一个议程模块咨询参会人员是否有疑问,会后记录要点并传送给与会人员。

会后如何跟进沟通?

及时将会议记录发送给与会人员,感谢参会。如果有后续任务,及时确定负责人和时间安排,对客户反馈及时回复处理结果,长期保持联系沟通,增进客户信任。

更新时间:2024-10-30